Wie heeft er niet eens bij een arts aan tafel gezeten, terwijl hij driftig op het toetsenbord tikt en naar het scherm staart? Je vraagt je af wat hij allemaal moet noteren. Dat vragen artsen zich ook weleens af. De administratie is zo’n last geworden dat die zelfs burn-outs veroorzaakt. Daar is nu een oplossing voor.
Amerikaanse onderzoekers komen met een systeem waardoor de tijd die artsen kwijt zijn aan administratieve rompslomp aanzienlijk korter wordt, zonder dat er cruciale medische of verzekeringsinformatie verloren gaat.
Scribes
“Zorgverleners staan onder zware druk om meer patiënten te zien en tegelijkertijd grote hoeveelheden informatie vast te leggen”, zegt hoofdonderzoeker Nate Apathy van de University of Maryland. Hij doet al jaren onderzoek naar technologiegerelateerde belasting in de zorg en strategieën om die te verminderen. Zijn nieuwste studie toont aan dat een intensievere samenwerking met betrekking tot medische documentatie artsen meer tijd kan geven om zich te richten op patiëntenzorg. Hierbij zijn vaak zogenaamde ‘scribes’ – dit zijn medische studenten die de administratie overnemen van de arts – of andere teamleden betrokken.
Samenwerken
In de studie is over een periode van negen maanden de manier van documenteren van meer dan 18.000 artsen bij ruim 300 zorgorganisaties in de Verenigde Staten onderzocht gedurende hun afspraken met patiënten. Het grootste deel van deze medici waren huisartsen, maar er zijn ook medische en chirurgische specialisten meegenomen in de studie. Er werkten in totaal 1024 artsen met een documentatiesysteem waarbij een vorm van samenwerking centraal staat. “We ontdekten dat het bij het documenteren niet per se gaat om het hebben van een team, maar vooral om hoeveel de teamleden rondom de arts daadwerkelijk bijdragen”, legt Apathy uit.
Minder tikken, meer patiënten helpen
Artsen die gebruikmaakten van scribes of andere documentatiehulp konden allemaal meer patiëntbezoeken per week afleggen. Maar alleen de artsen die gezegend waren met teamleden die minstens 40 procent van de notities voor hun rekening namen, waren ook daadwerkelijk minder nettotijd kwijt aan administratieve taken op de computer. Gemiddeld steeg het aantal bezoeken met 6 procent en daalde de documentatietijd met iets meer dan 9 procent. Na een leerperiode van 20 weken namen de bezoeken zelfs toe met bijna 11 procent en verminderde de documentatietijd met ruim 16 procent. Voor artsen die intensief gebruikmaakten van documentatiehulp – meer dan 40 procent van de notities door andere teamleden geschreven – nam de wekelijkse documentatietijd af met meer dan een uur, wat neerkomt op een daling van 28,1 procent.
“Ons onderzoek toont aan dat artsen meer patiënten kunnen helpen en, belangrijker nog, aanzienlijk minder tijd kwijt zijn achter de computer, als ze hun notities in samenwerking met anderen verwerken, of dat nu met een scribe in de kamer is, via een virtuele dienst, of door middel van een documentatiesysteem waarbij elk teamlid zijn eigen taak op zich neemt”, aldus Apathy.
Overwerk door administratie
Bij elk patiëntbezoek is het belangrijk dat de zorgverlener medische notities maakt over klachten, medicijngebruik, testresultaten, enzovoort. Maar een arts is ook veel tijd kwijt met het bijhouden van facturatiegegevens. Veel van deze notities zijn cruciaal om de gezondheid van de patiënt te volgen en het beste behandelplan te bepalen. De tijd die wordt besteed aan het bijhouden van facturatiegegevens is echter puur om ervoor te zorgen dat verzekeringsmaatschappijen de rekeningen betalen. Dit is een frustrerende en relatief zware last voor een drukbezette arts, die elke tien of vijftien minuten een nieuwe patiënt in zijn behandelkamer ziet. Al deze voor de gezondheid van de patiënt nutteloze administratie kan zelfs gevolgen hebben voor de kwaliteit van de zorg. Artsen melden vaak dat ze notities moeten inhalen na werktijd of tussen afspraken door, wat extra stress oplevert en werkuren toevoegt aan een baan die sowieso al veeleisend is. Hier kan een scribe uitkomst bieden. Maar het is wel belangrijk dat die effectief wordt ingezet.
Drie vliegen in één klap
Deze studie is de eerste die de impact van medische scribes op zo’n grote schaal onderzoekt. Innovaties zoals virtuele scribes zijn populair onder huisartsen omdat ze relatief goedkoop en eenvoudig zijn. Bovendien verdien je de investering in een scribe vaak direct terug, omdat het aantal patiëntbezoeken toeneemt.
“In een tijd waarin zorgverleners kampen met hoge stressniveaus en burn-outs, biedt dit onderzoek winst op drie vlakken: voor de bedrijfsvoering van klinieken, voor zorgsystemen die een enorme vraag van patiënten moeten verwerken terwijl er een groot personeelstekort is, en voor het verminderen van de administratieve last voor artsen die al overbelast zijn”, concludeert Apathy.
