Om iets gedaan te krijgen, leggen we onszelf of anderen vaak deadlines op. Maar opvallend genoeg blijkt het stellen van géén deadline het meest effectief.

We krijgen eigenlijk allemaal regelmatig te maken met deadlines. Denk aan opdrachten of projecten die voor een bepaalde datum afgerond moeten zijn of aan betalingen die nog op de stapel liggen. Het opvallende aan deadlines is echter dat ze verschillende effecten kunnen hebben. Is het bijvoorbeeld beter om strakke deadlines te stellen, of één die verder in de toekomst ligt, zodat er meer tijd is om de taak te voltooien? Of… misschien werkt helemaal geen deadline het beste?

Enquête
In een nieuwe studie namen onderzoekers de proef op de som. Aan deelnemers werd gevraagd een online-enquête in te vullen die hooguit vijf minuutjes van hun tijd zou kosten. In ruil daarvoor kregen ze een beloning van tien dollar die ze konden doneren aan een goed doel. De onderzoekers verstuurden drie verschillende brieven: één met het verzoek om binnen een week te reageren, één met een deadline van een maand en één zonder deadline.

Geen deadline
De onderzoekers komen tot een interessante ontdekking. Want de respons was het hoogst (met 8,32 procent van de mensen die de enquête invulden) en het snelst bij de groep die géén deadline opgelegd was. “Het feit dat geen deadline ook het hoogst aantal vroege reacties opleverde, verraste ons,” vertelt onderzoeker Maroš Servátka in een interview met Scientias.nl. Langere deadlines hadden juist een averechts effect. Zo vulde slechts 5,53 procent van de deelnemers uit de groep mensen die een deadline van een maand hadden gekregen, de enquete in. Ook reageerden zij over het algemeen het traagst.

Afbeelding: Prof. Servátka

Wat deze resultaten aantonen, is dat het spreekwoord ‘van uitstel komt afstel’ wat betreft deadlines zeker opgaat. Hoewel langere deadlines mensen meer tijd geven om een taak te voltooien, betekent dit ook dat de taak kan worden uitgesteld tot een later moment. En dat betekent dat de kans groter is dat je het uiteindelijk vergeet. Hoewel het dus misschien logisch lijkt dat meer tijd voor het invullen van een enquête zou betekenen dat er meer reacties terugkomen, laat dit onderzoek onomstotelijk zien dat dit in de praktijk niet zo werkt.

Urgentie
Volgens Servátka is dit te verklaren doordat deadlines het belang en de urgentie van de onderliggende taak aangeven. “Een langere deadline vertelt mensen dat de taak niet urgent of belangrijk is,” legt hij uit. “Het geeft hen toestemming om uitstelgedrag te vertonen. En als de taak eenmaal is uitgesteld, kunnen ze dat keer op keer doen, waardoor ze uiteindelijk verzuimen.” Daarnaast legt hij uit hoe urgentie ook in de andere twee gevallen een duidelijke rol speelt. “Als de deadline kort is, wordt de urgentie opgelegd door de deadline,” zegt hij. “En als er geen deadline is en je vraagt iemand om iets voor je te doen, wordt de urgentie geïmpliceerd door het verzoek. Geen deadline bevestigt in dat geval de urgentie.”

Les
We kunnen hier dan ook een belangrijke les uit trekken. “Deadlines helpen mensen vaak om taken uit te voeren die ze uitstelden,” zegt Servátka. “Maar verschillende deadlines kunnen verschillende effecten hebben. Correct gestelde deadlines kunnen de urgentie en het belang van de taak aangeven. En dat zal de kans op voltooiing vergroten, omdat mensen de taken in dat geval waarschijnlijk al in een vroeg stadium doen. Als je dus wilt dat mensen iets doen en je gebruikt deadlines als middel om ze te motiveren, dan wil je met deze deadline dus de urgentie overbrengen.”

Het onderzoek is met name interessant omdat blijkt dat helemaal geen deadline uiteindelijk het meest effectief is. Blijkbaar reageren we het snelst als iemand ons om een gunst vraagt, in plaats van dat er iets opgelegd wordt dat onderbouwd is met een deadline. Of hetzelfde trouwens geldt voor andere taken dan een enquête invullen, zal overigens nog moeten blijken.