Zo’n wetenschappelijk congres waarvoor honderden mensen de wereld overvliegen, wat hebben we daar eigenlijk aan? En kan dat niet net zo goed online? De coronacrisis bood een mooie gelegenheid om dat uit te zoeken. 

Elk jaar geven honderdduizenden wetenschappers tientallen miljarden dollars uit om conferenties te organiseren en bij te wonen. Zijn deze wetenschappelijke conferenties de tijd en het geld wel echt waard? Onderzoekers ontwikkelden een nieuw wiskundig model om te voorspellen op wat voor manier wetenschappers samenwerken op conferenties. Hierbij keken ze naar de interacties tijdens overlegsessies.

Overleg heeft nut
Of die overleggen nut hebben? Het simpele antwoord is: ja, zo blijkt uit een nieuwe studie van de Northwestern University. Wetenschappers die tijdens vooraf ingedeelde sessies op conferenties met anderen omgaan, hebben meer kans om productieve samenwerkingen aan te gaan dan wetenschappers die dat niet doen, ontdekten de onderzoekers. Vooral interactie in kleine groepen bleek vruchtbaar en leidde tot productieve samenwerkingen. En wat blijkt? Het maakt voor de wetenschappelijke vooruitgang niet uit of de conferentie op locatie wordt georganiseerd of dat de deelnemers online afspreken voor een fractie van de tijd en kosten.

Conferenties zijn duur
“Wetenschappelijke conferenties kosten enorm veel geld”, zegt hoofdauteur van de studie Emma Zajdela. “Mensen vragen zich vaak af of het wel nodig is om zo veel conferenties te organiseren. Maar onze resultaten laten zien dat de manier waarop de organisator een congres ontwerpt een positief effect kan hebben op wetenschappelijke samenwerkingen die hieruit voortvloeien. De voortgang van wetenschappelijk onderzoek heeft hier duidelijk baat bij.”

Emma Zejdela’s team ontwikkelde samen met hoogleraar toegepaste wiskunde Daniel Abrams een nieuw wiskundig model om te begrijpen en voorspellen hoe wetenschappers samenwerken op zowel traditionele als virtuele conferenties. Het team ontdekte dat persoonlijke interactie van deelnemers aan een wetenschappelijk congres in een face-to-face-setting, net als bij virtuele meetings, een belangrijke voorspeller is van toekomstige samenwerkingen. Deelnemers die interactie hadden met anderen in kleine groepen (twee tot vier personen) hadden acht keer meer kans om een nieuwe samenwerking aan te gaan dan degenen die niet deelnamen aan discussies in kleine groepen.

Teamwork en communicatie
“Tegenwoordig wordt wetenschap altijd uitgevoerd door teams, dus de vorming van nieuwe teams is belangrijk”, zegt Zajdela. “Wetenschap wordt niet meer door individuen gedaan. Het onderzoek is meer interdisciplinair geworden; verschillende instituten werken daarbij samen. We hebben deze conferenties nodig, omdat wetenschappers andere onderzoekers kunnen ontmoeten die ze anders nooit zouden hebben leren kennen.”

Zajdela en Abrams bestudeerden de interactiepatronen tussen honderden wetenschappers gedurende twaalf grote meerdaagse conferenties, toen de coronapandemie toesloeg. Deze congressen kregen noodgedwongen een virtueel karakter. “Vanuit wetenschappelijk oogpunt kregen wij een prachtig natuurlijk experiment in de schoot geworpen. We kregen zo de mogelijkheid om een directe vergelijking te maken tussen virtuele en traditionele congressen”, zegt Zajdela. “Voordat we dit onderzoek deden, veronderstelden we dat virtuele conferenties minder effectief zouden zijn in het vormen van nieuwe samenwerkingen tussen wetenschappers. Toen we onze onderzoeksdata doorrekenden, bleek het tegendeel waar te zijn. We waren erg verrast door de uitkomsten.”

Virtuele congressen nóg vruchtbaarder
Het is een fascinerende conclusie dat virtuele conferenties net zo effectief – zo niet effectiever – zijn in het stimuleren van waardevolle interacties en wetenschappelijke samenwerking. Wetenschappers die samenwerkingen aangingen op een traditionele conferentie hadden 1,6 keer meer interactie dan degenen die dat niet deden. Maar deelnemers die samenwerkingen aangingen op virtuele congressen hadden zelfs dubbel zoveel interactie als de anderen.

Van de ene kant is dat onverwacht: wie weleens online vergadert, zal merken dat de communicatie juist wat stroever en minder persoonlijk verloopt. Van de andere kant kun je online wel makkelijker opzoeken wie je wilt spreken. Mogelijk speelt dat een rol bij het gunstige verloop van de virtuele congressen. Hoe dan ook, valt er dus flink wat te besparen op tijd, kosten en vliegbewegingen.