Een administratieve fout is snel gemaakt, maar voor een patiënt in het ziekenhuis kan het grote gevolgen hebben. Amerikaanse onderzoekers slaan alarm over het grote gevaar van dubbele medische dossiers.
Patiënten van wie meerdere medische dossiers zijn aangemaakt, blijken namelijk bijna vijf keer zo vaak te overlijden tijdens een opname, als patiënten die één duidelijk patiëntendossier hebben. Daarbij is de kans dat zij op de intensive care terechtkomen ruim drie keer zo groot. De onderzoekers spreken van een “zeer zorgelijk verband” en pleiten voor dringende verbeteringen in databeheer en patiëntveiligheid.
Versnipperde informatie
Er is sprake van een dubbel medisch dossier als één patiënt per ongeluk meerdere patiëntnummers toebedeeld krijgt binnen een elektronisch patiëntendossier. Dat gebeurt vaker dan je denkt. Naar schatting 5 tot 10 procent van de patiënten heeft in de Verenigde Staten te maken met zo’n duplicaat.
En dat leidt tot versnipperde informatie: testuitslagen worden toegevoegd aan het ene dossier, allergieën zitten in het andere en medicatie is bijvoorbeeld verdeeld tussen beide dossiers. “We weten al langer dat dubbele dossiers leiden tot rommelige zorg”, schrijven de onderzoekers, “maar het effect op de gezondheid van patiënten was tot nu toe onduidelijk. Nu hebben we harde cijfers over de schade die deze administratieve fouten aanrichten.”
Harde cijfers
De onderzoekers analyseerden gegevens van twaalf ziekenhuizen binnen een groot Amerikaans zorgsysteem. Ze namen volwassen patiënten tot 89 jaar onder de loep die tussen juli 2022 en juni 2023 werden opgenomen en ontslagen van medische, chirurgische en orthopedische afdelingen. In totaal zijn ruim 103.000 medische dossiers doorgelicht. Uiteindelijk bleven er ruim 73.000 patiënten over die aan alle criteria voldeden. Daarvan hadden er 1698 dubbele medische dossiers en het team koos 4388 vergelijkbare patiënten uit die dat niet hadden.
Vijf keer grotere kans op overlijden
De verschillen die uit de analyse komen rollen, zijn ronduit schokkend. Van de patiënten met dubbele dossiers overleed liefst 11 procent tijdens de ziekenhuisopname. Bij patiënten met één dossier was dat slechts 2,5 procent. Ook de gemiddelde opnameduur komt flink hoger uit: 101 uur tegenover 74 uur. Patiënten met dubbele dossiers hadden vaker een spoedinterventie nodig (6 procent tegen 5 procent) en belandden veel vaker op de intensive care: 46 procent, tegenover 19 procent bij patiënten zonder duplicaten.
Als klap op de vuurpijl lag het risico op heropname binnen 30 dagen ook nog eens fors hoger. Na correctie voor externe factoren, zoals nazorg na ontslag, bleven de enorme verschillen overeind. Patiënten met dubbele dossiers hadden een 30 procent hogere kans op heropname, een 3,5 keer zo grote kans op IC-opname en bijna vijf keer zoveel kans om in het ziekenhuis te overlijden. Hun verblijf duurde bovendien gemiddeld 32 procent langer.
Cruciale informatie kwijt
De studie is observationeel, wat betekent dat oorzaak en gevolg niet definitief vaststaan. Toch komen de onderzoekers met heldere verklaringen op de proppen voor de bizarre cijfers. Zo is de kans groot dat artsen door dubbele dossiers essentiële informatie over het hoofd zien, zoals allergieën, eerdere diagnoses en medicijngebruik. “Een extra verklaring voor de schokkende cijfers is inefficiëntie”, schrijven ze. “Zorgverleners moeten zoeken in meerdere dossiers, raken informatie kwijt of zien cruciale details over het hoofd. Dat kan leiden tot vertragingen of verkeerde medische beslissingen.”
Hoewel de gegevens uit slechts één zorgsysteem komen, vinden de onderzoekers de signalen ernstig genoeg om groot alarm te slaan. “Onze studie onderstreept hoe belangrijk het is dat zorgsystemen hun eigen gegevens kritisch analyseren, oorzaken blootleggen en snel maatregelen nemen om dubbele dossiers te voorkomen of samen te voegen.” Het verbeteren van de datakwaliteit in de medische zorg is een kwestie van leven en dood, zoveel is duidelijk.
Dubbele patiëntendossiers in Nederland
Ook in Nederland komt dit probleem voor. Het ontstaat bijvoorbeeld door typefouten in persoonsgegevens, verhuizingen, naamswijzigingen of verschillen tussen systemen van ziekenhuizen, huisartsen en andere zorgverleners. Zeker bij spoedsituaties, waar snel beslissingen moeten worden genomen, kan onvolledige informatie levensbedreigend zijn.
Om dubbele dossiers te voorkomen, is goede data-integriteit essentieel. Het gebruik van het burgerservicenummer (BSN) helpt, maar het is geen waterdicht systeem. Zorginstellingen investeren daarom steeds vaker in geavanceerde koppelingstechnologieën, automatische controles en handmatige opschoning van patiëntgegevens. Ook duidelijke protocollen voor registratie en training van zorgpersoneel zijn erg belangrijk.
Daarnaast speelt gegevensuitwisseling een belangrijke rol. Programma’s als MedMij en initiatieven rond het Landelijk Schakelpunt moeten ervoor zorgen dat zorgverleners sneller en betrouwbaarder toegang krijgen tot volledige patiëntinformatie. Zo verkleinen ze de kans op versnipperde dossiers.
Dubbele patiëntendossiers zijn geen IT-probleem alleen, maar een direct risico voor de patiëntveiligheid. Preventie vraagt om techniek, beleid en blijvende aandacht op de werkvloer.
We schreven vaker over dit onderwerp, lees bijvoorbeeld ook Dit is waarom het in de winter zoveel drukker is in het ziekenhuis en Duizenden kinderen belanden jaarlijks in het ziekenhuis, allemaal door dit populaire bureauspeeltje. Of lees dit artikel: Deze schimmel is zo plakkerig dat ze in Engeland een hele ziekenhuisafdeling hebben moeten slopen om ervan af te komen (maar er is hoop!).
Uitgelezen? Luister ook eens naar de Scientias Podcast:
